Quellensteuer – wen betrifft es und wie abrechnen?
Wer ausländische Mitarbeiter beschäftigt, muss sich mit der Quellensteuer befassen. Die wichtigsten Informationen bezüglich der Abrechnung und wann das vereinfachte Abrechnungsverfahren zum Zuge kommt, haben wir für Sie zusammengetragen.
Steuerpflicht
Dem Quellensteuerverfahren unterliegen grundsätzlich Ausländer mit Wohnsitz in der Schweiz (Aufenthaltsbewilligung B) und mit Wohnsitz im Ausland (Grenzgänger, Wochen- oder Kurzaufenthalter). Hingegen werden Ausländer mit Niederlassungsbewilligung C im ordentlichen Verfahren besteuert. Eine Heirat mit einem Ausländer mit Bewilligung C oder einem Schweizer bedeutet den Wechsel ins ordentliche Verfahren.
Steuerbar ist der Bruttolohn mit sämtlichen dazugehörigen Entschädigungen. Dazu zählen u.a. Familienzulagen, Provisionen und Naturalleistungen. Ersatzeinkünfte, welche an die Stelle des Erwerbseinkommens treten, müssen ebenfalls berücksichtigt werden (z.B. Kranken- und Unfalltaggelder).
Abrechnung
Der Arbeitgeber ist zur Abrechnung und Ablieferung der Quellensteuern verpflichtet. Die Anstellung von quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmenden ist innert 8 Tagen dem kantonalen Steueramt zu melden. Betroffene Arbeitgeber melden die Löhne monatlich dem kantonalen Steueramt. Werden weniger als 10 quellensteuerpflichtige Arbeitnehmer beschäftigt, so kann auch nur vierteljährlich abgerechnet werden. Die Frist zur Einreichung der Abrechnung endet 30 Tage nach dem Ablauf der entsprechenden Abrechnungsperiode. Wie bei der ordentlichen Einkommensteuer besteht auch bei der Quellensteuer eine Steuerprogression, abhängig von der Höhe des Lohnes und vom Zivilstand. Mittels verschiedener Tariftabellen kann der anwendbare Steuersatz ermittelt werden. Tarif B enthält beispielsweise die Steuersätze für verheiratete Ehepaare, bei welchen nur einer der Ehepartner erwerbstätig ist. Abgefragt werden des Weiteren die Konfession und die Anzahl Kinder des Arbeitnehmers.
Für zu tiefe oder gar nicht abgerechnete Quellensteuern haftet der Arbeitgeber. Es können zudem Bussen wegen vollendeter oder versuchter Steuerhinterziehung gesprochen werden. Immerhin wird die Beteiligung des Arbeitgebers an der Erhebung der Quellensteuer mit einer Bezugsprovision von 2 Prozent vom Steuerbetrag abgegolten.
Vereinfachtes Abrechnungsverfahren
Als Verfahren mit einer Besteuerung «an der Quelle» sollte an dieser Stelle das vereinfachte Abrechnungsverfahren erwähnt werden. Es kennzeichnet sich durch die gleichzeitige Abrechnung der Quellensteuer und der Sozialversicherungsbeiträge und richtet sich auch an Schweizer Arbeitnehmer. Dieses Verfahren wurde vor allem für Beschäftigte im Privathaushalt geschaffen (Putzhilfe, Kinderbetreuung) und explizit für die Bekämpfung von Schwarzarbeit entwickelt. Bekanntlich kann auf Löhnen in diesem Bereich die AHV-Freigrenze von Fr. 2300.– nicht angewendet werden. Werden die Voraussetzungen erfüllt, dürfen jedoch auch Löhne in anderen Branchen über dieses Verfahren abgerechnet werden:
- Der einzelne Lohn pro Arbeitnehmer darf Fr. 22050.– pro Jahr nicht übersteigen.
- Gesamthaft darf die Lohnsumme des Betriebs Fr. 58800.– pro Jahr nicht übersteigen.
- Die Löhne aller Beschäftigten des Betriebs müssen über das vereinfachte Abrechnungsverfahren abgerechnet werden.
- Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) dürfen das Verfahren nicht anwenden.
- Ehegatten oder Kinder des Arbeitgebenden sind ausgeschlossen.
Die jährliche Abrechnung wird bei der zuständigen AHV-Ausgleichskasse eingereicht. Der Steuerabzug beträgt einheitlich 5 Prozent vom Bruttolohn und kann dem Arbeitnehmer nebst den anteiligen AHV/IV/EO- und ALV-Beiträgen vom Lohn abgezogen werden. Achtung: Die Unfallversicherung muss der Arbeitgeber direkt abschliessen und sie geht vollumfänglich zulasten des Arbeitgebers.
Für Fragen steht Ihnen das Team von der AGRO-Treuhand Region Zürich AG gerne zur Verfügung.
AGRO-Treuhand Region Zürich AG
Michael Walti
