Ordnungsgemässe Belegführung
Eine artgerechte Buchhaltung verlangt, dass jeder Ordner genügend Platz im Regal hat.
Praktische Tipps für den Alltag zur korrekten Buchführung.
„Ordnung ist das halbe Leben, in der Buchhaltung das ganze!“
In der Buchführung und in den steuerlichen Aufzeichnungen spielt der Beleg die entscheidende Rolle; Jeder Beleg zeigt in der Buchhaltung einen Vorgang in der Realität auf.
Was ist aber alles ein Beleg? Ein Beleg ist zum Beispiel eine Rechnung, ein Lieferschein, eine Quittung, ein Kassenzettel, eine Lohnabrechnung, ein Bankauszug oder ein Schriftwechsel.
Die Mindestangaben auf einem Beleg sind:
- Belegtext (Sachverhalt, Berechnung, etc.)
- Belegnummer
- Ausstellungsdatum (Zeitpunkt des Vorgangs)
Zusätzlich gibt es noch Eigenbelege. Auf ein Eigenbeleg müssen folgende Angaben ersichtlich sein:
- Erstelldatum und Ersteller
- Beschreibung des Sachverhaltes
- Betrag
Die Steuerverwaltung und Ausgleichskassen haben ein gewisses Misstrauen, deshalb sollte zur Überprüfbarkeit weitere Fremdunterlagen dazu geheftet werden.
Zusätzlich bei Fremdbelege sollten noch folgende Angaben ersichtlich sein:
- Verkäufernamen- + Anschrift
- Warenmenge + deren Preis
- Angaben zum Empfänger
- Faktura Nummer
Bei Mehrwertsteuerpflichten Betrieben sollten noch zusätzlich die Mehrwertsteuernummer und der MWST-Satz ausgewiesen sein.
Bei fehlenden oder unvollständigen Belegen können bei einer Steuer- oder AHV-Revision die Betriebsausgaben gestrichen werden oder die Buchhaltung wird infolge Unvollständigkeit aberkannt und die Steuerbehörden nehmen eine Ermessenseinschätzung vor. Im Weiteren können Busgelder auferlegt werden oder es kann sogar ein Strafverfahren eingeleitet werden.
Papierberge bewältigen
Papierkram zu erledigen und das Büro zu organisieren ist für viele ein Graus. Ein strategisches Vorgehen muss her! Mit der richtigen Planung wird die Büro-Organisation ein Kinderspiel.
Stress im Büroalltag lässt sich häufig bereits durch einfache organisatorische Tätigkeiten deutlich verringern.
Organisation im Büro ist das A und O:
Ablagesystem / Ordnung:
Damit die Aufbewahrung leicht zur Hand geht, haben sich zwei Ablagesysteme sehr gut bewährt:
- Aufbewahrungsbox mit mind. 12 Dossiers, für jeden Monat eins, plus 1 Dossier für Diverses und 1 Dossier für Steuerunterlagen oder,
- Ordner mit Registern Januar bis Dezember auf- oder absteigend, zusätzlich könnten vor dem Register mit Zwischenblätter zusätzliche Unterlagen gesammelt werden
Regelmässig Sammeln:
Es werden während dem Monat alle Belege über alle geschäftsmässigen Geldtransaktionen gesammelt und im entsprechenden Monat abgelegt. Spätestens am Ende des Monats wird ein Kontoauszug inkl. Details ausgedruckt und die Belege in der Rheinfolge sortiert und dahinter eingereiht. Fehlende Belege müssen sofort organisiert werden. Geldverkehr über die Kasse muss in korrekter Rheinfolge aufnotiert werden. Ende des Monats wird jeweils das Geld in der Kasse gezählt und der Endsaldo des jeweiligen Monats notiert.
Zeitmanagement:
Eines der häufigsten Probleme bei der Büroarbeit ist, unangenehme Aufgaben so lange zu verschieben, bis die Zeit einem im Nacken sitzt. Mit ein paar einfachen Regeln lässt sich der Büroalltag bewältigen:
- Ein Ablagesystem wählen und dieses auch korrekt umsetzen
- Einfache Handhabung und Organisation im Büro mit genügend Platz
- Bürozeiten: monatlich, besser wöchentlich planen und einhalten
- Kontrolle: Die gesammelten Unterlagen sichten, kontrollieren, allenfalls ergänzen
- Selbstbucher: Saldokontrollen jeden Monat
- Immer mal die Frage: was kann ich noch zusätzlich optimieren, um Zeit zu sparen, damit es einfacher von der Hand geht -> allenfalls Umsetzung
Mit Planung ins neue Jahr:
Durch ein bewährtes Ablagesystem, das regelmässig bearbeitet wird, ist die Hektik Ende Jahr auf ein Minimum reduziert. Alle Bankauszüge inkl. den dazugehörenden Belegen in korrekter Form liegen vor und ein Kassenbuch ist niedergeschrieben. Grundsätzlich müssten jetzt nur noch die Informationen für den Jahresumbruch zusammengetragen werden.
Das heisst, das Inventar sichten und aufnotieren. Geldtransaktionen im Januar des neuen Jahres, die noch das alte Jahr betroffen hätten, kurz zusammentragen. Und zu guter Letzt, die um Jahresumbruch eintreffenden und auch relevanten Belege für die Steuererklärung im Ablagesystem komplettieren.
Bei Unklarheiten und Fragen steht wir Ihnen, die AGRO-Treuhand Region Zürich AG, gerne mit Rat und Tat zur Seite. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
AGRO-Treuhand Region Zürich AG
Andrea Gwerder
