Arbeitgeberpflichten – Lohndeklaration und Lohnausweis
Jeweils zu Beginn eines Jahres sehen sich Arbeitgeber mit einigen administrativen Verpflichtungen konfrontiert. Die Lohnausweise zuhanden der Arbeitnehmer müssen erstellt werden, zudem ist bis Ende Januar die Lohndeklaration der Ausgleichskasse einzureichen.
Arbeitgeber sind verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung über sämtliche Lohnbestandteile auszustellen. Es gibt dabei keine explizite Abgabefrist. Aus arbeitsorganisatorischer Sicht macht es aber Sinn, die Lohnausweise zusammen mit der Lohndeklaration zu erstellen, welche jeweils bis Ende Januar des Folgejahres der Ausgleichskasse eingereicht werden muss.
Hauptteil des Lohnausweises (Ziffer 1 bis 15)
Bei der Bearbeitung des Hauptteils des Lohnausweises (Ziffer 1 bis 15) sind insbesondere folgende Punkte zu beachten. Unter Ziffer 1 ist der Bruttolohn zu deklarieren. Es sind sämtliche Leistungen des Arbeitgebers anzugeben, soweit sie nicht separat unter den Gehaltsnebenleistungen deklariert werden (Ziffer 2 bis 7). Dabei gibt es keinen Freibetrag, schon für Kleinstlöhne (Tagesaushilfen etc.) muss ein Lohnausweis erstellt werden. Unter Ziffer 1 werden ausserdem alle Zulagen (z.B. Familienzulagen), weiterverrechnete Taggelder aus Versicherungen oder auch allfällige Vergütungen für den Arbeitsweg zusammengefasst. Gehaltsnebenleistungen sind Leistungen, welche nicht in Geldform ausbezahlt werden. Dabei sind für die Landwirtschaft insbesondere die Punkte Verpflegung und Unterkunft (Ziffer 2.1) und die Auszahlung von Naturallöhnen (Ziffer 2.3) von Bedeutung. Für die Bewertung von Naturalbezügen und Unterkunft in der Landwirtschaft gibt es ein eigenes Merkblatt von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (Merkblatt NL1/2007).
Abzüge für die Sozialversicherungen
Ein besonderes Augenmerk ist auf die Abzüge für die Sozialversicherungen zu legen. Unter Ziffer 9 ist der Arbeitnehmeranteil an den Beiträgen für AHV/IV/EO/ALV/NBUV zu erfassen. Der Arbeitnehmeranteil der Pensionskasse ist in der Ziffer 10 zu deklarieren. Dabei werden die ordentlichen Beiträge (Ziffer 10.1) und die Beiträge für den Einkauf (Ziffer 10.2) separat aufgeführt. Übernimmt der Arbeitgeber freiwillig den Arbeitnehmeranteil (oder einen Teil davon), so sind diese Beiträge sowohl als Abzug unter der Ziffer 10.2 wie auch als Lohn unter der Ziffer 7 (Andere Leistungen) aufzuführen.
Barlohn entspricht dem Nettolohn
In der Praxis wird zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer oftmals ein zu bezahlender Barlohn (Monatslohn, Stundenlohn) vereinbart. Diese Barlöhne entsprechen dem Nettolohn nach Abzügen sämtlicher Sozialabgaben und allfälliger weiterer Verrechnungen wie Kost und Logis oder ähnliches. Die Aufrechnung vom ausbezahlten Nettolohn auf den Bruttolohn kann herausfordernd sein, insbesondere da noch zwischen verschiedenen Gruppen von Arbeitnehmern unterschieden werden beziehungsweise individuell nach Arbeitnehmer die Aufrechnung gemacht werden muss. Dabei ist zu berücksichtigen, dass alle Abzüge immer vom Bruttolohn aus berechnet werden (Bruttolohn entspricht 100 Prozent). Die Erstellung des Lohnausweises und der Lohndeklaration wird deutlich vereinfacht, wenn zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein Bruttolohn vereinbart und eine monatliche Lohnabrechnung erstellt wird. So kann Ende Jahr einfach ein Zusammenzug der Lohnabrechnungen gemacht werden und dieser auf den Lohnausweis übertragen werden. Die kostenlose Webapplikation «eLohnausweis SSK» der Schweizerischen Steuerkonferenz ermöglicht eine benutzerfreundliche Erstellung des Lohnausweises, welche die Datensicherheit garantiert.
Lohndeklaration an die Ausgleichskasse
Bei der Lohndeklaration an die Ausgleichskasse ist zu beachten, dass der Bruttolohn gemäss Lohnausweis vom AHV-pflichtigen Bruttolohn abweichen kann. Die AHV kennt im Gegensatz zum Lohnausweis eine Untergrenze des Jahreslohnes. Diese Grenze ist neu ab 01.Januar 2025 jährlich CHF 2500.00 (bisher CHF 2300.00), tiefere Löhne sind von der AHV-Pflicht ausgenommen und nicht zu deklarieren. Weiter gibt es bei AHV/IV/EO einen monatlichen Freibetrag von CHF 1400.00 (Total CHF 16800.00 pro Jahr) für Personen, welche das Referenzalter erreicht haben. Seit der AHV-Reform (gültig ab 01.Januar 2024) besteht für den Arbeitnehmer die Wahlmöglichkeit, ob auf diesen Freibetrag verzichtet werden soll. Zudem gibt es Abweichungen durch an die Arbeitnehmer ausbezahlte Familienzulagen und Taggeldleistungen. Diese sind im Lohnausweis im Bruttolohn einzutragen, sind somit steuerbares Einkommen beim Arbeitnehmer, stellen aber keinen AHV-pflichtigen Lohnbestandteil dar und sind somit bei der Lohndeklaration an die Ausgleichskasse nicht zu deklarieren.
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AGRO-Treuhand Region Zürich AG
Jonas Elmer
